Recuerdo en mi época trabajando por cuenta ajena —y ahora como consultor— distintas anécdotas acerca de las reuniones. Algunas, casi tóxicas. Hoy traigo dos especialmente reveladoras, a modo de reflexión.
Caso 1: Tres horas para nada
Se me invitó a una reunión semanal de seguimiento que reunía a unas 15 personas cada lunes, de 9:00 a 12:00. Tras dos sesiones, anuncié que no volvería. No quería perder el tiempo. Si otros sí, allá ellos.
Sorprendentemente, me pidieron que liderara las dos siguientes. Reduje asistentes (máximo cinco por reunión) y duración (media hora). ¿Resultado? Mismo seguimiento, más eficiencia y menos desgaste.
Cálculo rápido (a 20 €/hora):
- Antes: 15 personas × 3 h × 4 semanas × 20 € = 3.600 €/mes
- Después: 5 personas × 0,5 h × 4 semanas × 20 € = 200 €/mes
- Ahorro: 170 horas/mes (¡el equivalente a un trabajador completo!)
Caso 2: El pecado de tomar notas
En una reunión con un cliente clave, tomé notas. Semanas después, el cliente quiso cambiar los acuerdos. Al protestar, varios me reprocharon… haber tomado notas.
En esa empresa no se hacían actas, ni siquiera delante del cliente. Todo era “de oídas”. Hasta que llegué yo. Desde entonces, se acabaron los dimes y diretes.
¿Por qué tantas reuniones innecesarias?
La gente se queja de las reuniones casi tanto como del gobierno de turno. Dicen que hay demasiadas. Que son largas, mal organizadas, innecesarias.
Lo grave es que muchos creen saber dirigir reuniones o equipos sin haber aprendido nunca a hacerlo. Aun así, las reuniones son inevitables: sirven para compartir, coordinar, proponer, decidir.
Pero una vida llena de reuniones sin sentido es agotadora. El truco es sencillo: celebrar solo las que valen la pena. Y, para nuestra desgracia, solemos hacer justo lo contrario.
¿Qué es la reunionitis?
(Fuente: Google)
“Una obsesión por reunirse, incluso sin necesidad real. Puede propagarse como un virus en oficinas y salas de reuniones.”
Elementos clave de una reunión efectiva
- QUÉ: ¿Qué objetivos tiene?
- QUIÉN: ¿Quién debe estar y cómo debe comportarse?
- CÓMO: ¿Cómo se trabaja en ella?
- CUÁNDO: ¿Cuándo debe celebrarse?
Fases de una reunión productiva
- Precalentamiento: Preparación y acondicionamiento.
- Acumulación: Recopilación máxima de información.
- Análisis: Debate abierto y profundo.
- Proposición: Generación de soluciones.
- Adaptación: Contraste con la realidad vigente.
- Concreción: Qué, cómo, cuándo y quién lo hace.
- Compromiso: Involucración real de las partes.
Errores comunes que arruinan una reunión
- Sin agenda estructurada
- Asistentes que no aportan
- Falta de objetivos claros
- Roles no asignados
- Sin resumen ni seguimiento
- Mala gestión del tiempo
- Participación desequilibrada
- Tecnología mal usada
- No evaluar lo anterior
Evitar estos errores es el primer paso para reuniones útiles.
Cuando reunirse es postureo
Peor aún que la ineficiencia es la apariencia. Se crean reuniones “sexys”, como “Comisiones de Investigación” o “Mesas de Expertos”, que se reúnen para hablar de lo ya hablado sin llegar a nada.
Poner un nombre rimbombante a una charla inerte no resuelve nada, pero hace que algunos se sientan importantes. Porque, seamos sinceros, ¿Quién no querría pasar horas en una sala, rodeado de expertos, sin tener que decidir realmente nada?
Nota para los asistentes habituales
Muchos quedan ojipláticos cuando, al terminar, les recuerdas lo que deben hacer, cuándo y quién lo hace. Y aún más boquiabiertos cuando, una semana después, les exiges cumplimiento.
Y qué decir de aquellos a los que se les libera de sus tres horas semanales de pseudoactividad… ¡Pierden el norte! Como si les hubieras robado el derecho a estar superocupados arreglando el mundo.
Conclusión: si hay que reunirse…
Cuando un grupo se reúne, debe tener un objetivo claro. Sea cual sea el número de personas, la frecuencia o la duración. Porque reunirse por reunirse…
“Si hay que reunirse, se reúne uno. Pero ajuntarse pa’ná… es tontería.”
— José Mota
Epílogo: estar por estar, también es tontería
Hace años me ofrecieron un puesto en un consejo de administración, solo para “estar”. Rechacé. Estar por estar también es tontería.
Nunca acepto permanecer donde no puedo aportar.
Será que me estoy haciendo mayor…
Consultor empresarial.
Germánico en organización, perseverante en las metas, pragmático en soluciones y latino en la vida personal.
¿Y por qué no?