Reducción de costes o decrecimiento de las expectativas de vida empresarial

Anécdota profesional (Presupuesto Base Cero)

Hace alguna década me encargaron reestructurar una empresa, bastante pachucha, con Cifra de Negocio surrealistamente baja en comparación con la competencia y con resultados incluso aún más esperpénticos (casi pérdidas del 50% sobre la facturación).

Además de acometer temas clásicos e imprescindibles como el Diagnóstico, el Plan Estratégico y su Plan De Acción, obviamente, también fue de obligado cumplimiento la Optimización de Costes. Y una de las partes de ésta, que más me costó llevar a cabo y a modo de ejemplo más entendible a priori, fue la optimización de la plantilla de unos de las secciones adscritas a Producción (3 turnos, etc).

Plantilla en el mismo:

3 personas a cada turno a las que se añadía un responsable; en total 10 personas.Y empecé a hablar con toda la empresa/organización, incluida esa Sección; obviamente, oyéndolos a todos, pero no escuchando a ninguno.

Fulano: ¿Cuánta gente sería “prescindible” en esa Sección, mejor dicho “aprovechable” para otros menesteres?

Respuestas iniciales: López, ninguna es prescindible pues todos son necesarios y no hay donde rascar. Todos los días, mediante entrevistas personales, encuentros fortuitos y un largo etcétera de estrategias, preguntaba indirectamente por esa sección y, a la par, analizaba rendimientos, extraía conclusiones sobre el mismo.

Tras casi 2 meses de un exhaustivo análisis, al final me senté con uno de mis colaboradores de confianza y le dije:

Fulano: ¿De cuánta gente prescindirías en la sección?

Respuesta: López, sé que lo vas a hacer “sí o sí” así que te contestaré; yo prescindiría-más bien cambiaría de puesto- a un par de personas.

Fulano: ponte en modo aséptico, no pienses en las personas con nombres y apellidos sino en que, si tuvieras que crear esa unidad de cero, ¿Cuánta gente necesitarías? No te preocupes, te lo digo yo, 3 a turnos (una a cada uno) y una a jornada partida; es decir, pasaríamos de 10 a 4 personas.

Respuesta: López, como pases de 10 a 4 y sin un fundamento claro se va a armar la de San Quintín.

Y lo hice…Y lógicamente se armó. Reuniones de alto nivel con los sindicatos, voces altisonantes, amenazas, acusaciones de querer por mi parte cerrar la empresa (como si no estuviera ya casi cerrada) y un montón de tropelías varias para, finalmente, indicarles que quizá estuviera equivocado con la decisión -o no- pero lo que estaba claro es que con inacción e inmovilismo no funcionaban las empresas y más claro aún, solo se equivocaba el que hacía.

Y actué…De 10 personas se pasó a 4; las 6 de diferencia volvieron a Producción, a puestos donde podían aportar mucho más que donde habían estado en los últimos tiempos, totalmente acomodados.

Un mes después la plantilla de las oficinas había puesto sus orejas como los doberman, ya que había aprendido de que nadie era imprescindible y el personal de Producción sabía que nadie iría a puestos de oficina salvo que fueran estrictamente necesarios.

Y todo siguió funcionando como si nada hubiera ocurrido.Y así, uno por uno y siguiendo la Ley de Pareto o Regla 80/20 (el 20% de las partidas generan el 80% de los costes)…

Reducción de costes vs. optimización de costes

La reducción de costes suele ser la primera idea cuando se trata de implementar un Plan Estratégico en cualquier organización.

Sin embargo, debemos distinguir entre dos conceptos que la mayoría de las veces se confunden: la Reducción de Costes y su Optimización.

-La Reducción de Costes es un enfoque más lineal y, a menudo, reactivo. Implica recortar gastos de manera indiscriminada, sin un análisis profundo de las implicaciones que esto conlleva.

Suele llevar a decisiones extemporáneas y apresuradas que, aunque pueden ofrecer un alivio financiero inmediato, a largo plazo suelen perjudicar la consolidación y desarrollo de la empresa.

Por ejemplo, se recorta de forma lineal en una empresa y se bajan el 10% los costes sin discriminar el valor estratégico de cada departamento.

-Por otro lado, la Optimización de Costes, aunque también suele ser un enfoque reactivo, es más estratégico y, por ende, más reflexivo. Implica analizar con detenimiento cada Área de la Empresa para identificar oportunidades de mejora, eficacia y eficiencia.

En lugar de simplemente recortar gastos, se busca maximizar el valor de cada euro gastado, mejorando procesos.

Por ejemplo, en una empresa que va mal, no se recorta de igual manera en todos los Departamentos, sino que se deciden aumentar los recursos en Compras (comprar mejor) y en Comercial (vender más y mejor).

Es importante señalar que, independientemente de la estrategia elegida, cualquier proceso de reducción de costes suele ser un momento disruptivo en las compañías. Genera de forma humana y automática una gran resistencia al cambio y altera sobremanera la dinámica interna.

Así, resulta fundamental gestionar con cuidado el proceso siempre sustentado por un Plan Estratégico

Un Presupuesto Base Cero (PBC)

Y ya para más INRI y totalmente surrealista de ver a priori es aplicar el Presupuesto Base Cero a cualquier organización ya existente, herramienta poderosa y que, a diferencia de la planificación financiera hecha a partir del presupuesto de ejercicios anteriores, en este caso el PBC se empieza desde cero.

Por ejemplo, en una empresa no se piensa cuanto podría bajar los costes en cierto departamento sino cuántos recursos necesitaría el mismo en caso de implementarlo ahora mismo y desde cero.

Conclusión

En todo caso, resulta muy difícil de discernir, elegir y acometer cualquiera de las estrategias anteriores, ya que no hay nada más difícil de emprender, más peligroso de llevar a cabo y con menos garantías de éxito, que tomar la iniciativa en la introducción de un nuevo orden de cosas, porque los cambios tienen como enemigos a todos aquellos que se beneficiaron de las condiciones antiguas.

La gente teme y desconfía de la persona que los promueve y no cree en nuevas ideas hasta que no tiene una larga experiencia con ellas.

Ahora bien, importante destacar, aquéllos que están “apesebrados/acomodados” en su silla de oficina, moqueta y climatización, disfrutando de sus rutinas diarias mientras se acerca el abismo empresarial.

Su resistencia al cambio podría ser digna del programa “Cuarto Milenio” o de un estudio sociológico. En lugar de adaptarse a la nueva realidad, prefieren vivir en un negacionismo absoluto.

Como quién está en una barca que se ha llenado de agujeros y piensa que todo irá bien, aunque el agua ya le llegue a las rodillas. Y es que la complacencia tiene un poder inquebrantable pues lo contrario indica aumentar el trabajo y el esfuerzo hasta la fecha, aunque sea para achicar agua en pro de la propia supervivencia.

En fin, por lo general, una vez que se toman casi cualquier tipo de decisiones sobre Costes, éstas suelen ser inoportunas, inadecuadas y, absolutamente tardías.

P.D. ¿Te imaginas hacer Presupuesto Base Cero en los gastos de tu propia casa/domicilio?

Seguramente llegar a fin de mes ya no sería nadar y nadar para terminar muriendo en la orilla.

Al final del día, puede que el Presupuesto Base Cero y la Ley de Pareto sean herramientas poderosas para asegurar la supervivencia de la empresa, pero enfrentar la resistencia al cambio es como tratar de vender hielo a un esquimal: no importa cuántos datos y análisis le presentes; la complacencia tiene un poder inquebrantable.

Después de todo, cambiar implica trabajo, y no todos están dispuestos a esforzarse, incluso si el barco se está hundiendo bajo sus pies.